Como gerente de proyectos, es posible que estés familiarizado con la gestión de un equipo con el que trabajas en estrecha proximidad. Pero trabajar con un equipo remoto de trabajadores autónomos es algo diferente. Sacar lo mejor de un equipo remoto requiere un conjunto muy particular de habilidades, una de las cuales es la capacidad de redactar un informe de proyecto claro y eficaz.
Un buen briefing del proyecto te ayuda a aclarar tus expectativas desde el principio, para que obtengas exactamente el tipo de resultados que estás buscando. Puede facilitar mucho el trabajo de tus empleados autónomos y puede ser el primer paso hacia una relación sana y duradera. Un informe de proyecto bien redactado puede marcar la diferencia entre un proyecto exitoso y uno plagado de ambigüedades. ¿Quieres desarrollar y perfeccionar esta habilidad? Sigue estos 5 pasos.
1. Identifica tus objetivos: establece metas SMART
A la hora de redactar un buen informe de proyecto, el mejor punto de partida es el final. Piensa en los objetivos del proyecto: cuáles son los resultados finales que deseas lograr, cómo afectarán a tu empresa en su conjunto y qué impactos a largo plazo es probable que tengan. Estas respuestas pueden parecerle obvias, pero ten en cuenta que los autónomos no están al tanto de las operaciones diarias de tu empresa, por lo que es posible que no sepan estas cosas. Ver un conjunto claro de objetivos por escrito les proporcionará un contexto valioso que puede ayudarlos a desenvolverse mejor en el proyecto.
Para crear objetivos significativos, intente establecer objetivos “SMART”, es decir, objetivos que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo.
Los objetivos SMART dejan poco margen para la confusión y los malentendidos. Por ejemplo, decirles a tus trabajadores autónomos que deseas "aumentar el tráfico del sitio web" y "hacer crecer sus cuentas en las redes sociales" en realidad no significa mucho.
Después de todo, ¡incluso 10 nuevos seguidores en la página de redes sociales al final del trimestre pueden considerarse crecimiento! En lugar de eso, escribe tus objetivos en formato SMART. Por ejemplo, comunica que deseas:
- Atraer 10.000 nuevos visitantes al sitio web cada mes
- Aumentar el número de seguidores en las redes sociales en 1000 fans mensuales
- Lograr ventas por valor de 10.000€ por trimestre
Estas acciones les dice a tus trabajadores independientes exactamente la escala en la que deseas crecer y establece el tono para el proyecto.
2. Definir los resultados clave
Ahora que tus trabajadores autónomos saben en qué consiste su trabajo, es importante definir exactamente qué esperas de ellos. En consonancia con tus objetivos SMART, asegúrate de transmitirles estas expectativas en términos específicos y objetivos.
No les digas simplemente que quieres “actualizar tu estrategia de contenido digital y expandirte a nuevos mercados”. Esto deja tus instrucciones abiertas a la interpretación: tu profesional independiente puede aceptar el proyecto pensando que solo quieres un par de blogs nuevos cada mes, mientras que es posible que hayas tenido en mente un enfoque más agresivo. Para evitar este tipo de malentendidos, crea un resumen detallado en tu informe de proyecto y escribe todos los resultados en forma de viñetas como:
- Entregar publicaciones de blog de al menos 1500 palabras cada una cada 3 días.
- Crea una estrategia de redes sociales para 12 meses
- Traducir todas las páginas del sitio web corporativo al inglés
Ten en cuenta que esta también es una definición muy amplia de los resultados. De hecho, solo sirve para darles a tus trabajadores autónomos una idea clara del alcance y el volumen de trabajo. Tu briefing deberá detallar cada punto. Por ejemplo, ¿cuál será el tema de cada artículo de blog de 1500 palabras? ¿Proporcionarás los temas o tus trabajadores autónomos tendrán que idearlos por su cuenta? ¿En qué plataformas de redes sociales piensas operar? Y así sucesivamente.
3. Discute los plazos y los presupuestos
Ahora que tus autónomos tienen una mejor idea de la cantidad de trabajo que implica el proyecto, es hora de discutir dos puntos cruciales:
- ¿Podrán entregar a tiempo?
- ¿Están dentro del presupuesto de tu proyecto?
Tus objetivos SMART tienen un límite de tiempo, por lo que es importante que tus trabajadores comprendan exactamente cuándo pretendes completar el trabajo. En lugar de una fecha límite final, se recomienda crear hitos de proyecto más pequeños. ¿Cuándo pretendes concluir las conversaciones preliminares? ¿Cuándo deberían presentar el primer borrador del trabajo? ¿Cuánto tiempo tardarías normalmente en revisarlo y darles tu opinión? Determinar estos plazos les ayudará a planificar su trabajo y te ayudará a evitar el pánico de último momento o un retraso imprevisto.
Asimismo, es importante aclarar cuánto estás dispuesto a pagar por el trabajo, ya en la etapa de presentación de briefing. Asegúrate de que tus trabajadores comprendan exactamente cuánto se espera que entreguen por el monto que estás pagando y de conocer los cargos adicionales en los que podrías incurrir.
4. Aclarar el público objetivo
Esta es una de las primeras preguntas que probablemente te haga tu profesional independiente durante las conversaciones iniciales sobre el proyecto. El resumen de tu informe de proyecto debe ofrecer una imagen muy clara de tu público objetivo.
Sé específico acerca del grupo demográfico al que te diriges, el mercado en el que operas e incluye detalles sobre tus clientes/compradores/proveedores siempre que sea posible. Sin esta información, tus trabajadores autónomos podrían pasar horas escribiendo, codificando, diseñando o creando recursos que resulten totalmente inadecuados para tu público objetivo. Pedir que modifiquen estos recursos solo aumentará tu presupuesto y desbaratará tu cronograma cuidadosamente planificado.
5. Información sobre puntos de referencia, marca y otros detalles
Por último, el informe de proyecto debe ofrecer una descripción detallada de los aspectos específicos que crees que ayudarán a tus empleados a hacer mejor su trabajo. Estos podrían ser:
- Pautas detalladas de la marca
- Cualquier restricción o limitación crítica que deban tener en cuenta
- Un análisis exhaustivo de la competencia
- Detalles logísticos sobre los formatos, tamaños y resoluciones que deben seguir
Redactar un buen briefing puede llevar mucho tiempo, especialmente cuando hay varios plazos de entrega de proyectos que cumplir. Sin embargo, si te esfuerzas por escribir todo de forma clara y concisa, ahorrarás tiempo y dinero. Reducirás la cantidad de iteraciones y permitirás que tus trabajadores autónomos trabajen de forma independiente, ateniéndose al informe de proyecto y sin que tengas que intervenir en cada paso.