La procrastinación puede desafiar la capacidad de cualquier persona para
trabajar productivamente. Puede superar la tentación de posponer una tarea
para una fecha o momento posterior con una variedad de consejos y métodos que
se centran en la productividad. Aprender qué pasos nos ayudan a eliminar la
procrastinación en el lugar de trabajo puede mejorar nuestra productividad
diaria.
Estrategias para dejar de procrastinar en el trabajo
Como cualquier hábito, se puede superar la procrastinación con un plan
estratégico y practica para superar la tentación. Con un poco de esfuerzo y
una planificación cuidadosa, podremos gestionar mejor nuestro tiempo y reducir
la ansiedad al completar las tareas. Probemos estas estrategias para dejar de
procrastinar en el trabajo.
Simplificar las tareas
Pongámonos a prueba para reducir cada tarea en partes más pequeñas. Probemos a
utilizar diferentes técnicas para lograrlo, como la técnica Pomodoro, en la
que se trabaja durante 25 minutos y luego nos tomamos un breve
descanso. Después de completar cuatro ciclos de trabajo y descansos, podemos
tomar un descanso más largo. Este proceso nos permite concentrarnos durante
períodos de tiempo más cortos y al mismo tiempo implementar tiempo para
descansos.
Centrarse en la productividad
Para ayudar a establecer y mantener una rutina, consideremos usar herramientas
para alcanzar objetivos diarios, como una aplicación de administración de
tareas en nuestro teléfono o un calendario físico. Eliminemos cualquier cosa
que pueda desviar nuestra atención de la tarea en cuestión. Si tenemos el
desafío de evitar las redes sociales durante el horario laboral, desactivemos
todas las notificaciones y coloquemos el teléfono en un lugar al que no
podamos acceder desde nuestro espacio de trabajo. Si trabajamos en un entorno
que distrae, intentemos usar auriculares con cancelación de ruido para
eliminar los sonidos que distraen o, si se puede, movernos a un área de
trabajo más tranquila.
Premiar nuestro progreso
Si completar una tarea no es suficiente para motivarnos, tomemos un bolígrafo
y escribamos cómo nos sentiríamos una vez que alcancemos nuestro objetivo, qué
impactos positivos podrían surgir debido a su finalización y cómo planeamos
celebrar nuestro éxito. Celebremos los pequeños hitos. Después de lograr
nuestro objetivo general, podemos recompensarnos de una manera más grande y
significativa, como detenernos a tomar un café o dedicar un tiempo para
charlar con un compañero de trabajo.
Identificar prioridades
Identifiquemos las partes más importantes y complejas de una tarea para
comprender mejor el alcance del proyecto. A veces, hacer primero las cosas
fáciles puede ayudar a dejar de procrastinar y comenzar con un
proyecto. También se puede intentar avanzar y retroceder entre pasos más
complejos y más simples.
Establecer metas
Una vez que te seamos conscientes del alcance de un proyecto, fijemos metas
para limitar la procrastinación. Consideremos establecer metas para plazos
incrementales más la cantidad de trabajo que terminemos en un período diario o
semanal. Escribir nuestras metas puede ayudar a recordarlas y completarlas.
Definir finalización
Antes de comenzar un proyecto, identifiquemos cómo saber cuándo concluye
realmente el proyecto. Determinemos si hemos terminado cuando enviemos nuestro
trabajo a un supervisor o después de completar las revisiones o
actualizaciones. Saber cuándo termina nuestro trabajo puede hacer que sea más
fácil completarlo sin posponer las cosas.
Hacer una lista de tareas pendientes
Una vez que identifiquemos las tareas clave, podemos escribirlas en papel o
usar un archivo digital para crear una lista de verificación de elementos para
completar. Si siente que nos estamos distrayendo, leamos la lista y elijamos
un elemento para lograr antes de detenernos nuevamente. Tachar elementos de
nuestra lista también puede ofrecer una recompensa intrínsecamente motivadora
cuando nos resistimos a la procrastinación.
Crear una rutina
Seguir una rutina diaria es otra forma de superar la procrastinación. Se debe
adquirir el hábito de comenzar el día a la misma hora, siguiendo un horario
que maximice nuestra productividad. Consideremos comenzar con las tareas más
importantes y detenernos para completar las tareas menos urgentes a lo largo
de la jornada laboral.
Crear y seguir cronogramas
Crear una línea de tiempo es otra forma de dividir las tareas en pasos más
pequeños. Esto también permite adjuntar una marca de tiempo para cada parte
del proyecto. Cumplir plazos pequeños a medida que completamos los pasos
pueden motivarnos a seguir trabajando hasta el final del cronograma.
Debemos mantenernos al tanto de nuestros plazos a medida que avanzamos en las
tareas. Podemos cargar tareas en un calendario digital o software de
administración de tareas y asignar fechas límite o poner notas en el monitor
del pc o en cualquier lugar donde podamos verlas varias veces al día. Con una
fecha límite constantemente a la vista, es más difícil posponer las cosas.
Utilizar imágenes
Crear un mapa visual de la tarea puede estimularnos a trabajar y cumplir cada
paso. Aclarar cada parte del proceso con una señal gráfica puede hacer que la
tarea sea más fácil de comprender nuestras responsabilidades
generales. También podemos realizar un seguimiento físico de nuestro progreso
con un cuadro o gráfico colorido que completes cada día o algo que se
actualice automáticamente a través de una aplicación digital. Busquemos
plantillas online o encontremos organizadores gráficos que incluyan diagramas
de flujo, guiones gráficos y esquemas.
Tomar descansos
Tomarse un descanso puede parecer contrario a la procrastinación, pero darle a
nuestra mente un descanso puede hacer elevar nuestra productividad una vez que
regresemos al trabajo. Establecer una rutina que incluya un descanso de 10 a
15 minutos de vez en cuando para levantarnos, caminar, tomar un poco de aire
fresco, charlar con un compañero de trabajo o hacer lo que consideremos
relajante y revitalizante. Tomemos el tiempo para no convertir los descansos
cortos en largos con frecuencia.
Si nos gusta producir un trabajo que cumpla con altos estándares de
perfección, podemos optar por posponer las cosas por temor a que el trabajo no
sea perfecto. La situación puede oscilar entre la ansiedad, la autocrítica y
el sentimiento abrumador. Las opiniones difieren sobre la mejor manera de
lidiar con este motivo para la procrastinación, pero una solución es cambiar
nuestras expectativas o estándares para completar el trabajo y hacer un plan
para revisar partes de él cuando esté completo.