¿Cómo podemos comprender las necesidades de contratación de personal? Quizás nos preguntemos: "¿Cuánto personal necesitamos?"Hay varias formas en que los departamentos de recursos humanos determinan los niveles de dotación de personal necesarios en sus organizaciones.
Determinar estos niveles ideales es importante para que todas las empresas satisfagan sus necesidades de personal en todo momento, sin tener exceso de plantilla ni brechas de empleados. Ayuda a mejorar la experiencia del cliente y permite a las empresas tener mejores posibilidades de éxito y crecimiento. Éstos son algunos de los métodos que las empresas pueden utilizar para tomar decisiones críticas sobre sus necesidades de personal y evitar el impacto negativo de una dotación de personal inadecuada o cómo aumentarla.
Métodos para determinar las necesidades de contratación de personal
- Evaluar el flujo de negocios
- Preguntar a los gerentes
- Prestar atención a la experiencia del cliente
- Mantener las bases cubiertas
- Utilizar a la competencia como fuentes de referencia
Evaluar el flujo de negocios
Observar y evaluar el flujo comercial regular ofrece información clave sobre las necesidades de contratación de personal. Por ejemplo, podría ser una obviedad que ciertas horas del día requieran más trabajadores presentes que otras, como más camareros en un restaurante durante las horas pico del almuerzo y la cena, o más cajeros en una tienda de comestibles después de que muchas personas salir del trabajo.
En otros casos, es posible que no sea tan fácil identificar las horas punta. Los departamentos y gerentes de recursos humanos deben observar el flujo y reflujo regular de sus operaciones comerciales y a partir de ahí determinar cuándo las necesidades de personal son mayores o menores. Cuantificar los datos puede ayudar.
Preguntar a los gerentes
Una forma informal pero eficaz de determinar los niveles óptimos de dotación de personal es hablar con los gerentes sobre sus necesidades. Los gerentes normalmente saben cuándo son los momentos de mayor actividad y cuándo necesitan la mayor cantidad de gente disponible.
En algunos casos, incluso puede ser mejor darles a los gerentes el poder de determinar y actuar sobre sus propias necesidades de contratación de personal, incluido el tema de tener suficiente plantilla y las necesidades de trabajadores a largo plazo.
Sin embargo, observemos de forma independiente, porque permitir demasiada libertad a los gerentes puede resultar contraproducente. El exceso de personal resulta en la necesidad de pagar a esos trabajadores, por lo que no se debe permitir que los gerentes tengan más empleados en un momento dado de los que realmente necesitan para atender a los clientes y realizar sus operaciones dentro de la empresa.
Prestar atención a la experiencia del cliente
Otro indicador clave es la experiencia del cliente. Las empresas pueden determinar esto realizando encuestas a los clientes o simplemente observando cuándo los clientes tienen un tiempo de espera prolongado. Si empiezan a aparecer demasiadas quejas de tu clientela, estás un buen indicio de que en la organización escasea el personal.
Las empresas pueden utilizar esos datos para determinar de manera más efectiva cuántos miembros del personal calificado necesitan estar presentes en momentos clave. La principal desventaja de este método es que no le dice nada a la empresa sobre si tiene demasiado personal trabajando en un momento dado. Sin embargo, aún puede resultar útil.
Mantener las bases cubiertas
Todas las empresas deben conocer los roles que siempre precisan cubrir un proceso de contratación de personal. Un ejemplo lo tenemos en la posibilidad de requerimiento de trabajadores para atender llamadas y funciones directivas claves en cada momento. Si es necesario, hagamos una lista de los roles que deben estar presentes en una empresa en un día determinado. Comencemos con lo mínimo y luego continuemos desde allí.
Debemos recordar que, si demasiados empleados solicitan tiempo libre en un momento determinado, será necesario rechazar algunas solicitudes para cumplir con los requisitos de personal necesarios.
Una revisión sistemática de las necesidades de nuestro negocio nos brindará una visión clara de los problemas de contratación de personal, incluido el posible exceso de plantilla o la falta de personal suficiente. Luego determinemos cualquier problema a nivel de trabajadores.
Observemos el personal restante y los candidatos calificados para determinar la cantidad de personal y las funciones individuales. Es importante pensar en el largo plazo y no sólo en el corto plazo al tomar estas decisiones. Hay diferentes maneras de llegar al número de personal adecuado para cada situación.
Utilizar a la competencia como fuentes de referencia
Aunque es un método imperfecto, observar a los competidores puede ofrecer información importante sobre las necesidades estimadas de contratación de personal de una empresa. Esto se llama evaluación comparativa. Como señala Harvard Business Review, hay incluso algunos estudios amplios que describen las necesidades ideales de personal para las empresas según el tamaño y el tipo, lo cual es un procedimiento incalculable que las organizaciones tienen que tomar en consideración y usar. Una empresa que tiene un tamaño y una ubicación similares y ofrece un producto similar probablemente tendrá necesidades de personal similares a las de otra empresa.
Pensamientos concluyentes
Determinar los niveles de empleados requeridos puede ser un desafío, pero existen muchos métodos e investigaciones que pueden ayudar con las estrategias de dotación de personal. RR.HH. tiene que permanecer muy atento a los cupos de plantilla que garantice las exigencias de su empresa y que, en todo momento, se encuentren suficientemente cubiertas.
Tomar decisiones de personal para tener niveles de plantilla adecuados en lugar de niveles de personal inadecuados proporciona una cultura organizacional positiva. Una contratación de personal adecuada llevará a conseguir eludir que los empleados se vean sometidos a una carga de trabajo excesiva. Si se da ese hecho nos sometemos al riesgo de padecer una elevada rotación de personal y una fuga de talento. Por todo ello, es importante que los procesos de contratación de personal satisfagan las necesidades reales de las organizaciones.