Productividad 101: ¿Qué procesos puedo automatizar y por dónde empiezo?
Entre los grandes beneficios que brinda la tecnología para las empresas, uno de los más valorados es la de automatizar determinados procesos que mejoran el funcionamiento de la compañía.
Dependiendo de las características de la firma, habrá más o menos tareas que se pueden programar. De todas maneras, en todas las compañías hay algunos trabajos que pueden hacerse de esta forma.
Uno de los principales beneficios de la automatización es la de programar acciones que hacen al funcionamiento de la empresa.
También brinda un significativo ahorro de tiempo y, especialmente, de dinero, ya que se necesita de menos mano de obra y recursos técnicos.
Procesos que puedes automatizar en tu empresa
Como explicamos al principio, los procesos que se pueden automatizar dependen, principalmente, de las características propias de la empresa.
De todas maneras, hay algunas tareas que se hacen en la mayoría de las empresas, independientemente del rubro al que se dediquen.
En concreto, los trabajos administrativos y el desarrollo de estrategias de marketing son los procesos que suelen programar las firmas, aunque también pueden hacerse labores que tienen que ver con la logística de la compañía.
Veamos algunas de las tareas que se pueden automatizar en una empresa:
Cobros
A día de hoy, encontramos varios softwares y plataformas que permiten realizar facturas y seguimiento de clientes que facilitan notablemente los cobros que tiene que hacer una empresa.
Organización de proveedores
Encontramos varias plataformas que posibilitan automatizar todo el proceso de compra de insumos, especialmente si se trata de un proveedor recurrente.
También estas herramientas pueden usarse para adquisiciones que tienen que ver con el mantenimiento de una empresa, tales como productos de limpieza.
Manejo y gestión de proyectos
Acá podemos englobar todo tipo de acciones porque existe una colección de aplicaciones de gestión que ayudan a administrar diversos proyectos.
Hablamos de tareas que tienen que ver con la creación de hojas de ruta para el reparto de productos, informes de gastos y armado de plantillas de equipos de trabajo, entre otras cosas.
Algunas de las herramientas más populares para el manejo y gestión de proyectos son Asana, Trello y Basecamp.
Email Marketing
El Email Marketing es una de las estrategias de marketing más efectivas que se pueden llevar a cabo en la actualidad porque acompaña al potencial cliente durante todo el proceso de compra.
Buena parte del éxito de esta técnica es que es eficaz también para fidelizar al usuario, algo que no es tan sencillo de lograr con otros métodos.
Además, es realmente muy sencillo automatizar la comunicación por correo con los clientes porque posibilita crear mensajes acordes a los objetivos de la empresa.
Por esta razón, podrás programar emails para cualquier etapa y, en consecuencia, ganar popularidad programando las acciones para esta estrategia de marketing.
Redes sociales
Tener activas las redes sociales lleva tiempo y es por eso que programar posteos es una excelente opción para tener presencia en estas plataformas sin necesidad de estar con el teléfono móvil en la mano.
Hay días en los que no hay inspiración o tiempo para publicaciones y esta es la razón por la que la automatización emerge como una alternativa ideal.
Eso sí, te recomendamos que las redes estén a cargo de un Community Manager para generar contenido de calidad.
Capacitaciones y Formaciones
Contratar personal nuevo siempre lleva tiempo. Por esta razón, cada vez más empresas graban tutoriales con capacitaciones para el puesto que necesitan, ahorrando así desgaste entre sus empleados estables.
De esta forma, las personas seleccionadas que tienen posibilidades de conseguir el puesto que necesitas cubrir verán estos vídeos y la plantilla seguirá con sus tareas con normalidad.
Beneficios de automatizar procesos en tu empresa
Sin duda alguna, una de las principales ventajas de automatizar procesos es que supone una reducción significativa de costos.
Esto es debido a que hay acciones en las que se requerirá menos personal y recursos, ya que se harán de forma automática.
Gracias a la automatización de procesos, la productividad de la firma no solo mantendrá la producción, sino que es probable que se incremente porque el personal estará abocado a otras tareas.
En sintonía con esto, la empresa podrá estar activa durante buena parte del día - o directamente las 24 hs - porque ejecutará determinados trabajos previamente programados.
Consejos para automatizar procesos en tu empresa
Para gozar de todos los beneficios que puede traer la automatización de procesos en tu empresa, es fundamental tener en cuenta algunas cuestiones importantes.
Es primordial que las tareas las programen profesionales expertos, que conozcan en profundidad las herramientas que brinda hoy la tecnología.
Además, cuando se habla de automatización se suelen encender las alarmas entre el personal de la empresa porque creen que serán reemplazados por robots.
Por esta razón, es importante tranquilizar a los empleados, ya que no supone ninguna amenaza para sus puestos. Eso sí, puede que no tengas necesidad de cubrir algunas vacantes en el futuro.
Sin más, si las tareas de automatización están a cargo de técnicos profesionales y mantienes el buen clima laboral, no tengas duda de que la programación de determinados trabajos te traerá los resultados que esperas.