¿Por qué contratar un servicio de externalización de nóminas?
La externalización de nóminas es una tarea que las empresas realizan para descongestionar su labor administrativa. No hay que olvidar que, el pago de nóminas se realiza de manera constante: puede ser semanal, quincenal o mensual, y son cálculos de bastante trabajo.
En muchas empresas, el grupo de administración de recursos humanos suele invertir bastante tiempo en la administración de nóminas.
Se trata de una tarea continua que nunca cesa y se usa tanto con empleados fijos, como los contratados de manera puntual.
Por eso, para aligerar las faenas administrativas, muchas veces se opta por la externalización de nóminas.
Esta estrategia suele usar en empresas grandes y donde hay tal cantidad de recursos humanos, y nóminas por pagar, ya que estos cálculos se tornan muy laboriosos.
Ventajas de la externalización de nóminas
Si tu tarea es agilizar los pagos de nóminas, una buena opción es optar por externalizar esta faena.
Ten en cuenta que el departamento de administración debe hacer muchas cosas, por lo que no debes sobrecargarlo con el pago regular a empleados y contratados. Conoce algunas de las ventajas de este servicio:
- Puntualidad: los pagos de nómina siempre deben ser puntuales. Es un tema delicado, por lo que el departamento de RRHH debe estar siempre al tanto de cumplir estos compromisos.
- Prioridades: muchas veces, en el caso de contratos, es necesario realizar. Los servicios de externalización de nóminas permiten establecer un cronograma de pagos acorde a los compromisos adquiridos.
- Descongestionar la administración: las empresas necesitan un departamento de administración dedicado al objetivo central de la compañía. Este departamento no puede invertir la mayor parte de su tiempo en gestión de pagos y RRHH.
- Información concentrada: las empresas subcontratadas para externalizar las nóminas se encargan de llevar el orden de pagos, contratos e información de recursos humanos. Esa información se presenta con informes detallados.
- Tecnología: cada vez aparen sistemas y softwares para la gestión de nóminas. Una empresa no puede invertir tanto dinero en esos programas. Por eso, es mejor la subcontratación de servicios que usan este tipo de tecnologías actualizadas.
- Menores riesgos: se reducen riesgos por incumplimientos de pagos, los cuales son bastante delicados. No hay que olvidar que las normativas legales protegen mucho a los asalariados.
- Seguros: estas empresas suelen ofrecer sus servicios junto con seguros. Estos seguros son una compensación en caso que el servicio de externalización de nómina cometa un error que resulte oneroso para la compañía.
Es importante acotar que la externalización de nóminas no es para todas las empresas. Una compañía pequeña no debe hacerla, ya que le saldría muy costoso este servicio. Por eso, queremos aclarar los casos en los cuales se recomienda en el siguiente apartado.
¿Cuándo hacer la externalización de nóminas?
La externalización de nóminas se lleva a cabo cuando es necesario. No es cierto que se hace en todas las empresas, como una receta que se aplica a rajatabla.
En realidad, es una estrategia que se lleva a cabo en momentos como los que mencionamos a continuación:
- Contratos puntuales en grandes cantidades: en ciertos momentos, las empresas necesitan de una cantidad extra de personal. Sólo entonces, se puede contratar un servicio outsourcing de nóminas para atender la contingencia.
- Cuando hay muchos empleados: si una empresa crece en cantidad de recursos humanos, es preferible contratar la externalización de nóminas. De esa manera, se logra atender todas las responsabilidades de pagos sin congestionar administración.
- Pagos heterogéneos: hay nóminas que no son uniformes. Por ejemplo, cuando las funciones y profesiones son diversas. También, ante varias modalidades de pago semanales o mensuales. Esta variedad la maneja mejor un outsourcing de nóminas.
- Departamento administrativo especializado: empresas de farmacia, construcción, o de servicios bancarias tienen un departamento de administración muy enfocado a ciertas labores. Por ende, no pueden usar ese departamento para sus nóminas.
- Premura en pagos: sucede cuando una empresa acumula muchos compromisos de pagos para gente contratada. Al acercarse el plazo de hacer los desembolsos, es preferible externalizar la nómina para agilizar los procesos.
- Liquidaciones y cierres: cuando una empresa decide terminar sus funciones, debe liquidar a sus empleados. Estos pagos deben hacerse con la mayor rapidez, además de implican las complicaciones típicas de este tipo de circunstancias.
De todo lo anterior, puedes deducir que la externalización de nóminas en realidad es una ayuda. Si una empresa es muy grande, esta externalización puede ser algo permanente. No obstante, es más frecuente que sea considerada como algo puntual.
¿Servicios adicionales en la externalización de nóminas?
La externalización de nóminas ofrece otros servicios, los cuales son de gran ayuda a las empresas. Se trata de una atención integral que puede abarcar cuestiones tales como:
- Digitalización de archivos
- Elaboración de expedientes
- Cálculos de presupuestos
- Perfiles profesionales con costes asociados
Finalmente, es importante indicar que la externalización de nóminas aligera el trabajo de la compañía. También, permite contar con un equipo profesional específicamente entrenado para llevar a cabo este tipo de faena.