Cuándo y cómo hacer Outsourcing
La externalización de servicios es una de las herramientas más utilizadas hoy en día por las empresas a la hora de ocupar cargos operativos, administrativos o puestos laborales que son parte de procesos auxiliares, todo de forma más efectiva y sin que los empleados sean parte de la plantilla.
En este caso, la externalización de servicios es cada vez más conocida y tiene una mayor repercusión en el sector empresarial, pues, se ha corrido la voz de lo bien que funcionan, sin embargo, como todo tipo de herramientas también tiene condiciones.
Aunque el Outsourcing es un gran aliado en muchas compañías, la satisfacción de la empresa y el éxito que se consiga están relacionados entre sí.
Por eso, hay que determinar las condiciones idóneas para saber cuándo y cómo hacer Outsourcing.
¿El Outsourcing es para todas las empresas?
El Outsourcing no distingue entre pequeñas, medianas o grandes empresas, ni tampoco a sectores u objetivos comerciales, pues cuenta con muchos servicios de externalización diferentes y que incluyen desde colaboradores expertos en informáticas, hasta ejecutivos de ventas.
Este servicio tiene algo en común en todos los casos: va enfocado a un tipo de necesidad empresarial, para de esa forma cumplir con un puesto en la empresa y sin necesidad de contar con empleados nuevos en la nómina, lo cual hagan más complejo la gestión laboral.
Cabe destacar que el Outsourcing cuenta con ventajas y desventajas, que lo hacen aplicable para unos casos y para otros no.
Por lo general, una empresa en crecimiento puede contratar servicios de Outsourcing para mejorar el nivel y la efectividad de algunos servicios o departamentos, suplir cargos que no tiene y necesita o para integrar nuevas herramientas de trabajo.
Sin embargo, si se necesita exclusividad, colaboradores con sentido de pertenencia, continuidad en el tiempo o una gestión basada en una relación laboral tradicional, entonces el Outsourcing no es el modelo adecuado para llenar una plaza.
¿Cuándo hacer Outsourcing?
Según lo anterior, debes saber la importancia de entender cuándo y cómo hacer Outsourcing.
Por eso, comencemos a detallar las circunstancias en donde la externalización de servicios es apropiada y va a contribuir con el éxito empresarial.
1. Hay costes altos en necesidades estacionarias
Si has analizado que tu pago de nómina fija ofrece un valor muy alto, entonces evalúa qué puestos pueden externalizarse: equipo de Marketing, RRHH, ejecutivos comerciales, analistas, contadores, entre otros.
2. Se necesitan cubrir procesos auxiliares
Cuando necesitas realizar actividades en un departamento que no son rutinarias (como las vacaciones de los empleados, análisis de mercado, entre otros), en vez de contratar un empleado para esos efectos, puedes optar por un servicio de externalización.
3. A la hora de buscar cargos específicos
También puedes ocupar un cargo fijo con un servicio de Outsourcing, si necesitas una persona que realice una labor demasiado técnica, sobre todo cuando tenga un carácter temporal. Por ejemplo, un Developer que desarrolle un sistema en promedio de 6 meses.
¿Cómo hacer Outsourcing? Puntos y condiciones para hacerlo de forma exitosa
Ahora que has identificado los momentos en los que te conviene hacer Outsourcing, también es importante que conozcas las condiciones esenciales para saber cuándo y cómo hacer Outsourcing sin fracasar en el intento.
1. Localizar el área a externalizar
Es necesario hacer un estudio de las áreas de la empresa, las actividades relacionadas a la planta de producción y los procesos externos que tienen fines administrativos, publicitarios o de mantenimiento. Son estos últimos que podrás externalizar.
2. Analizar los costos
Establece un análisis en el que compares los costes de la contratación de esos colaboradores en la póliza y con la opción de una empresa proveedora de servicios. Mide la rentabilidad para tu caso según los costes totales al año.
3. Crear una estrategia conforme a los elementos del Outsourcing
Este modelo es eficiente cuando consigue un equilibrio entre el proyecto, el cliente y el proveedor.
Realiza una estrategia de trabajo en el que la parte contratante y subcontratada, encuentren un medio para garantizar resultados acordes al proyecto.
4. Seleccionar la empresa proveedora
Después de que sepas lo anterior, ubica una empresa proveedora que tenga el mismo sistema o que sea capaz de entender el tipo de trabajo que requieres. Debes llevar sobre la mesa la estrategia y el presupuesto, para en base a eso contratar.
5. Definir tipo de Outsourcing
El Outsourcing puede ser diferente según la localización (si es dentro o fuera de la empresa contratante), el tipo de trabajo (si es un proceso o proyecto) y la cualidad (si es un cargo individual o una función). Elige los modos según las condiciones del servicio que estés externalizando.
6. Gestión de las relaciones
Establece un mecanismo de fiscalización en el que puedas tener un equilibrio entre la independencia de la empresa proveedora de servicio y la compenetración con los procesos de la empresa.
En resumen, externalizar servicios tiene algunas pautas específicas para que funcione adecuadamente, pero ahora que entiendes cuándo y cómo hacer Outsourcing, ya puedes comenzar a aplicarlo en tu empresa sin riesgos.