¿Cómo se realiza la gestión de eventos deportivos?
Cuando se desea efectuar actividades deportivas, es muy importante saber cómo realizar la gestión de eventos deportivos, para que todo resulte tal y como se espera.
Cabe destacar que la gestión de eventos deportivos, es algo muy considerado por las empresas. Por eso, es muy valioso tener ciertos conocimientos a la hora del desarrollo de diversas actividades deportivas.
La gestión de eventos deportivos puede ser ejecutada por organismos nacionales o privados, clubes, asociaciones, federaciones, instituciones educativas y por empresas especializadas en el ramo.
Aspectos a considerar al momento de gestionar un evento deportivo
Antes de gestionar un evento deportivo, es necesario tener en cuenta una serie de aspectos para poder lograr los objetivos pautados:
1. Define las metas
Se deben definir las metas que se quieren alcanzar con el evento, como las personas que deseas atraer o el impacto que quieres generar.
Es por ello que debes considerar tipo de evento, la edad, el poder adquisitivo y los intereses de las personas que vayan a asistir.
2. Planificar con tiempo
Si planificas con tiempo, se lograrán resolver los posibles imprevistos, por eso se recomienda el uso de una herramienta de planificación de tareas, para que determines las actividades, las personas que participarán y la fecha del evento.
3. Ubicación
Este es un punto muy importante en la gestión de eventos deportivos: se debe definir el lugar donde se va a realizar el evento, los asistentes, la capacidad del lugar, participantes y patrocinadores.
4. Regulación
Es necesario la adquisición de permisos para la ejecución del evento, y a veces se requiere la contratación de un seguro de responsabilidad civil.
5. Compra de artículos
Debes considerar comprar los premios, medallas, silbatos, entre otros, para poder premiar a los deportistas.
6. Busca patrocinios
Para la ejecución de un evento deportivo se necesita de un financiamiento, siendo un aspecto a considerar previamente. Los patrocinios son una opción, los cuales pueden ser públicos o privados y dependerán del tipo de evento y del objetivo final.
7. Lanza una campaña de promoción
Siempre se necesita promocionar el evento para que asistan suficientes personas y se puedan lograr los objetivos.
En este caso, se recomienda el uso de las redes sociales, y los medios de comunicación tradicionales como la prensa, la radio y carteles.
8. Realiza cambios si los consideras necesarios
No dudes en realizar cambios si hay algo que no está saliendo bien: es mejor prevenir que ejecutar un evento con pocas opciones de éxito.
9. Efectúa un balance realista
Después de culminado el evento deportivo, realiza un balance de los objetivos logrados, si en realidad valió la pena y considera las fallas para eventos posteriores.
10. Personal especializado
Debes establecer la cantidad de personas necesarias para efectuar el evento: árbitros, personas para la venta de entradas, seguridad, catering, entre otras, las cuales debes contratar con suficiente tiempo de antelación.
Tipos de gestión de eventos deportivos
Existen diferentes tipos de gestión de eventos deportivos, los cuales son muy importantes conocer a la hora de realizar una actividad deportiva en nuestra empresa:
En este tipo de gestión de eventos deportivos, al organismo que se le concede la organización desarrollará un comité para organizar el evento o contratará a una empresa para llevarlo a cabo.
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Gestión por empresas adjudicatarias
Aquí se cede la actividad a una empresa que se encargará de la organización de todo el evento. La adjudicación se realiza a través de un concurso.
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Gestión a través de clubes
La organización de este tipo de gestión deportiva lo efectúan los clubes vinculados a las competencias, por ejemplo, el de karate, judo, gimnasia rítmica, entre otros.
Es la gestión deportiva donde el comité organizador combina las actividades con otras empresas.
Alternativas de externalización para la gestión de eventos deportivos
En el presente existen empresas privadas que ejecutan los servicios de gestión de eventos deportivos, conocidas como outrsourcing o externalización, lo cual consiste en la subcontratación externa de personas u organizaciones privadas efectuadas por un comité.
Con la subcontratación de una empresa externa para la organización de eventos deportivos, se busca disminuir los gastos, tiempo y esfuerzo, para de esta manera obtener los objetivos deseados.
Cuando se decide la utilización de la externalización, los servicios que se suelen contratar a las empresas externas son los siguientes:
Cuando se realiza la externalización, sin duda se está optimizando la gestión de eventos deportivos. Es que se estará realizando la contratación de personal especializado de ciertas áreas, debido a que el comité organizador de un evento no cuenta con este tipo de recurso humano.
Con esta alternativa de contratación externa se disminuyen los costes, se reduce el número de empleados, la gestión se realiza de una forma más eficiente y se obtiene una mejor organización del evento deportivo.