¿Qué tienen en común un flujo constante de correos electrónicos, reuniones innecesarias y compañeros de trabajo parlanchines? Son algunas de las principales distracciones en el trabajo. Si bien muchas interrupciones tienen que ver con la tecnología, como los smartphones, otras son consecuencia de los chismes de la oficina o simplemente de intentar concentrarse en demasiadas tareas a la vez.
Según un informe de la empresa de software Unily, casi la mitad de los empleados se distraen al menos una vez cada 30 minutos durante la jornada laboral. Aún más sorprendente, casi un tercio de los encuestados afirman que se distraen al menos una vez cada 15 minutos.
Hay muchas cosas en juego cuando se trata de distracciones en el trabajo. La más obvia es la productividad. En una investigación realizada por Udemy, el 50% de los trabajadores dicen que son significativamente menos productivos debido a las distracciones en el lugar de trabajo. Esto no es sorprendente, dado que, según un estudio , se necesitan un promedio de 23 minutos y 15 segundos para volver a la normalidad después de una interrupción.
Las interrupciones constantes también tienen un coste emocional, que afecta negativamente la moral en la oficina. En el mismo estudio, el 34% de los encuestados admite que les gusta menos su puesto debido a las distracciones en el trabajo. El hecho de que el trabajo remoto sea frecuente también significa un aumento de posibles interrupciones. Cualquier cosa, desde niños y mascotas hasta un repartidor en la puerta de tu casa, puede arruinar rápidamente tu día.
Aprender a mantener la concentración requiere entrenamiento y disciplina. Si estás listo para reducir las distracciones y maximizar tu tiempo, aquí te presentamos algunos sencillos consejos para reducir las distracciones en el trabajo.
Evita realizar múltiples tareas
Aunque muchas personas suponen que hacer varias cosas a la vez mejora la productividad, nuestro cerebro no está programado de esa manera. Las investigaciones demuestran que cambiar de una tarea a otra (sobre todo las que exigen mucha capacidad cognitiva) puede provocar una caída de la productividad de hasta un 40%.
En lugar de eso, opta por realizar una sola tarea y concéntrate en un proyecto a la vez. De esa manera, serás más eficiente y realizarás un trabajo de mayor calidad. Este método también te permitirá entrar en una etapa de trabajo profundo en la que estarás tan absorto en una actividad que alcanzarás la concentración máxima.
Dedica tiempo a la distracción estructurada
Aunque parezca contradictorio, tomar descansos programados durante el día te hace más eficiente, ya que es más probable que te sientas renovado después de alejarte del ordenador. Una vez que recuperas la motivación, puedes aumentar tu capacidad de concentración y generar nuevas ideas. Incluso el simple hecho de ponerte de pie durante unos minutos cada hora combate la lentitud y mejora tu estado de ánimo.
Elimina las distracciones del trabajo remoto
Trabajar desde casa conlleva su propio conjunto de posibles distracciones. Para mantenerte concentrado, establece un espacio de trabajo exclusivo, que incluya un escritorio y un par de auriculares con cancelación de ruido. Si puedes organizar un espacio de oficina exclusivo, mejor aún.
Establece límites para que tus amigos y familiares comprendan que no deben molestarte durante el horario laboral. Si esperas una entrega, deja una nota fuera con instrucciones de no tocar el timbre. Además, protege a tus peludos compañeros para que no te interrumpan durante tu próxima llamada de Zoom. Por último, si tu casa te distrae demasiado, considera la posibilidad de ir a un espacio de coworking con un ambiente tranquilo y profesional.
Implementar bloqueo de tiempo
El bloqueo de tiempo te permite dividir tu día en bloques de tiempo. De esa manera, puedes dedicar cada bloque a una tarea específica. Esta estructura de gestión del tiempo es eficaz porque proporciona estructura, mejora la organización y aumenta la concentración.
Para evitar las distracciones en el trabajo, primero prioriza tus proyectos y tareas con anticipación. Luego, asigna períodos de tiempo específicos para cada tarea. Por ejemplo, puedes bloquear tiempo en la mañana para reuniones de estado y en la tarde para tareas administrativas como revisar correos electrónicos. De esta manera, tu día está planificado con anticipación, lo que elimina esas distracciones.
Reducir las reuniones innecesarias
Las investigaciones demuestran que las reuniones innecesarias pueden costarles a las empresas 100 millones de dólares al año. Si te sientes distraído por demasiadas reuniones, plantéate las siguientes preguntas:
- ¿La reunión tiene una agenda?
- ¿Podría cubrirse la reunión con un correo electrónico?
- ¿La mayoría de los asistentes están escuchando en lugar de participar?
Si responde afirmativamente a estas preguntas, es posible que puedas trabajar de forma asincrónica, lo que puede permitir conversaciones más productivas. Otra opción es considerar agregar zonas libres de reuniones a tu calendario para asegurarte de tener tiempo para trabajar sin interrupciones.
Desactivar las notificaciones
Responder a cada correo electrónico, mensaje de texto y mensaje de Slack en tiempo real puede resultar tentador. Lamentablemente, ese enfoque puede resultar en una pérdida grave de productividad. Para eliminar distracciones en el trabajo, desactiva todas las notificaciones.
El objetivo de esta práctica es revisar de forma proactiva tus correos electrónicos y otros mensajes durante los horarios programados a lo largo del día. Al revisar todo en lotes, puedes obtener el control de tu calendario y minimizar las interrupciones.
Por último, el trabajador promedio revisa su teléfono 144 veces al día, lo que equivale a más de cuatro horas diarias. Para aumentar la productividad, guarda el móvil cuando no lo uses.
Establecer límites con los compañeros
Un compañero de trabajo hablador o alguien que te llama constantemente durante el día puede minar tu productividad. Para establecer límites saludables, hazles saber con anticipación que solo tienes unos minutos para conversar. Luego, cuando se acerque la hora límite, avísale. Si es necesario, interrumpe educadamente. Lo más importante es que hagas cumplir tus límites. Si lo dejas pasar, los alentarás a ignorar tus límites en el futuro.
Las notificaciones de las redes sociales, los correos electrónicos, las alertas del teléfono móvil y otras interrupciones constantes pueden hacer que pierdas el control de tu jornada laboral. Afortunadamente, puedes entrenarte para implementar hábitos que te permitan ahorrar tiempo. Al emplear estas estrategias, minimizarás las distracciones en el trabajo y, al mismo tiempo, aumentarás tu concentración, productividad y satisfacción laboral.