Cómo organizar un evento y cómo externalizarlo de forma eficiente
La organización de cualquier evento depende de diversos factores. Comenzando por el diseño de una organización adecuada al público al que nos dirigimos, hasta la satisfacción final de los asistentes.
La innovación y la creatividad son indispensables en la organización de un evento con personalidad, pero siempre precedidos de un plan estratégico de ejecución. Las fases para la organización de un evento son básicamente tres:
Fase pre-evento: engloba todas las acciones de preparación planeadas antes del evento, como pueden ser la definición de objetivos o la planificación del espacio.
Fase de desarrollo: hacer el seguimiento del evento y cerciorarse de que todo esté bien organizado. Recomendamos hacer un ensayo general para cerciorarse de que todo saldrá como está en nuestros planes. Es beneficioso también organizar una reunión con todo el equipo para revisar la coordinación de todos los involucrados.
Fase de postproducción: Después del evento llega la fase donde se incluye el desmontaje, la evaluación de los resultados del evento, así como averiguar la opinión de este por parte de los usuarios.
En esta fase nos encargaremos de evaluar las opiniones de los asistentes y agradecerles las mismas. También de hacer un seguimiento en redes sociales para conocer el alcance que ha tenido el evento y las noticias o comentarios que hayan surgido al respecto.
Tipos de eventos de empresa
Seminarios y conferencias: para ofrecer información sobre tu empresa, métodos de trabajo, presentación de la marca o de un producto nuevo. Los seminarios tienen actividades donde los asistentes pueden interactuar entre sí.
Ferias: en ellas se publicita tu compañía y amplías tus conocimientos del sector. Suelen tener una frecuencia de carácter anual y te permiten descubrir nuevas tendencias.
Reuniones generales: en ellas se proponen nuevos objetivos y se evalúan retos.
Eventos de formación: tienen el fin de que los trabajadores consigan conocimientos sobre un tema concreto mediante ejercicios como dinámicas de grupo.
Videoconferencias: tiene muchas ventajas como la de no necesitar desplazarse, el ahorro de tiempo y la mejora en focalizar objetivos.
Claves para organizar un evento de empresa con éxito
Como hemos visto, hay multitud de eventos organizados por las empresas de forma interna (reuniones, talleres de formación, cenas de empresa, presentaciones…) y se rigen por un objetivo como el de comunicar estrategias, nuevos objetivos o premiar a los empleados.
La gestión de un evento es muy compleja y requiere de una total dedicación. Es por eso que nosotros recomendamos liberarte de estas tareas contratando una empresa experta que se haga cargo. Decidas lo que decidas te dejamos unas claves para organizar un evento interno de manera exitosa.
Objetivo: lo primero es definir cuál es el objetivo del evento, así como definir el perfil del público para conseguir una óptima atención a sus necesidades.
Evaluación de recursos: Marcar la fecha del evento, definir el lugar adecuado que encaje en dimensiones y distribución y crear un presupuesto para controlar costes.
Control detallado: organizar los servicios desde el mismo evento, controlando la presencia de los oradores, actividades y personal.
Feedback: documentar la gestión del evento te permitirá obtener referencias para mejorar en la próxima organización. Una buena idea es la filmación del evento.
Outsourcing de eventos
Las empresas cada vez confían más en la externalización de la organización de eventos dejando en manos de una empresa especializada que le sirve experiencia, profesionalidad, seguridad y conocimientos.
El objetivo final de la externalización de eventos es liberar a las empresas y dejar que estas se puedan concentrar en las cuestiones capitales de su negocio principal. De esa manera centran su talento y recursos con el fin de obtener una mayor proyección y rentabilidad, delegando la organización de eventos a un equipo externo.
Ventajas de externalizar la organización de eventos
Flexibilidad: las empresas sufren un descenso de la demanda de sus productos cuando esta se tiene que encargar de todas las tareas a la vez. El outsourcing permite a tu empresa gozar de flexibilidad para atender ágilmente a los cambios del mercado.
Reducción de costes: contratar a una empresa externa hará que veas reducidos los costes fijos pudiendo emplear ese ahorro en actividades propias de la compañía. Los costes fijos se convierten en variables.
Productividad: gracias a la externalización de servicios, tu empresa experimentará un crecimiento en productividad, pudiendo incrementar el control del propio negocio.
Rapidez: con el outsourcing de organización de eventos, estos se llevarán a cabo de forma eficiente y con rápidos tiempos de respuesta ante los posibles problemas.