Cómo optimizar el tiempo laboral
Siempre se ha dicho que el tiempo es el único bien que nunca regresa. Este concepto se torna más que importante cuando nos referimos al tiempo laboral. Se trata de un recurso tan valioso que, dependiendo de uso, tu empresa tendrás más o menos éxito.
Existen personas que podrían asegurar que no tienen suficiente tiempo en el día para abordar todas las tareas que quieren hacer. Sin embargo, todos los seres humanos contamos con 24 horas en el día, menos cuando hablamos de horas laborales.
¿Por qué a algunas personas les cunde más que a otras el tiempo laboral? La respuesta radica en la gestión del tiempo. Y ahí entran otros dos conceptos que están presentes diariamente en la vida de todo empresario: rendimiento y productividad.
Gestionar correctamente el tiempo requiere que el individuo cambie su enfoque y se concentre en las cosas en las que, de verdad, tienen valor. Trabajar bajo presión y con menos tiempo de lo habitual es posible, siempre y cuando sepamos gestionar nuestro tiempo de manera productiva.
Una vez que los empresarios entendemos esto, llega el momento de transmitir esta filosofía a nuestros empleados para que reine un ambiente de productividad y concentración en cosas valiosas. Indirectamente, desaparecerán los conflictos en tu empresa, puesto que “no habrá tiempo” para ello.
Gestión del tiempo: qué es
Sobrellevar el tiempo laboral de manera óptima tiene sus pilares en la productividad y la efectividad que tiene cada individuo. Esto se aplica tanto para los empresarios como para los trabajadores y profesionales freelance.
Hablamos de un proceso de planificación de lo que haremos con el objetivo primero de hacer más en menos tiempo y lograr metas claras establecidas de antemano. Se trata de tener claro cuánto tiempo emplearás en determinadas acciones. Empezar una tarea sabiendo cuándo terminarás.
Ventajas de gestionar bien tu tiempo laboral
Serás más productivo y eficaz, obtendrás una mejor reputación, el estrés bajará, verás más oportunidades de avance y para alcanzar tus propios objetivos, tanto profesionales como personales.
Como obtener más del mismo tiempo de trabajo
Algunas formas con las que podrías optimizar tu tiempo laboral son externalizando procesos con negocios especializados en ellos, automatizar otros y mejorar las capacidades de la entidad. Esto es, enseñando a los empleados de la plantilla a ser más productivos.
En la mayoría de ocasiones, los trabajadores no son más productivos porque no saben cómo hacerlo. Ilustrarlos no solo te ayudará a ti a tener mayores ganancias con menos recursos, sino a ellos a sentirse realizados y capaces de solventar cualquier situación en menor tiempo. A continuación, te damos algunos consejos para que esto ocurra.
Listas de tareas pendientes
Para saber cuánto tiempo se dedicará a cada actividad. Recomienda a tus empleados tener una lista de tareas pendientes, estableciendo un orden de prioridad apropiado para cada una de ellas. La división podría ser la siguiente: tareas muy urgentes, importantes, pueden esperar, se pueden delegar o deberían eliminarse.
Dichas prioridades podrían modificarse en función del empleado y sus correspondientes responsabilidades laborales.
Planificación con suficiente antelación
Una vez estipuladas las tareas que se deben realizar, viene el paso de la planificación. Cuánto tiempo laboral se dedicará a cada cosa. Es importante que se haga con suficiente antelación para prever imprevistos. Todo lo que se pueda automatizar, debe hacerse para ahorrar tiempo.
Suprimir distracciones
Todos tenemos distracciones que nos impiden cumplir con nuestros objetivos. Familiares que llegan sin avisar, redes sociales o nuestros propios pensamientos son algunos de los más comunes. Tomarse el tiempo para analizar cuáles son y eliminarlos de raíz, ahorrará mucho tiempo a todos.
Tener realismo a la hora de planear
Si la idea es optimizar tiempo, el realismo debe estar presente. Si se sabe que una tarea se realiza en una hora normalmente, no puede pretenderse que se haga en la mitad de tiempo. Ponerse objetivos demasiado altos de primeras, ocasiona estrés innecesario que ralentizará el proceso.
No buscar la perfección
Permitirse fallar es parte del procedimiento. Levantarse y volver a intentarlo es lo que marcará la diferencia. La búsqueda de la perfección genera frustración, también innecesaria para la obtención de resultados fructíferos.
Tener un grado de flexibilidad ante imprevistos
Al planificar una agenda óptima, debe agendarse un espacio para la flexibilidad. ¿Qué hago si ocurre un imprevisto? Dejar un margen para ello es lo más inteligente, así como estipular momentos prudenciales de descanso y reposición de fuerzas.
Planear en función del horario
No todas las horas son tan productivas. Interceptar cuáles son y realizar las tareas más tediosas entonces.
Trabajar en un ambiente propicio y ordenado, decirle adiós a la multitarea, permitir que otros se encarguen de aquello que no podemos cubrir y utilizar los tiempos muertos en organizar tareas son otras de las medidas que se pueden tomar para optimizar el tiempo laboral.