Un plan de trabajo es también una hoja de ruta: Es la representación de todas las fases de un proyecto hasta llegar a su objetivo.
En este documento se plantea el proceso, los recursos, los materiales y las personas que van a participar en un proceso de producción, con fechas, herramientas y asistencia. Es decir, es una hoja explicativa con la sistematización de un proyecto.
Así, desde antes de comenzar puede tenerse una idea global sobre la forma en la que se hará un producto para que arroje los resultados esperados, controlando quiénes son los mejores en participar, con un presupuesto para medir la optimización de recursos.
¿Cómo es y para qué sirve un plan de trabajo?
Hablemos de un ejemplo de plan de trabajo más práctico. Para eso, queremos mostrar cómo es un plan de proyecto a través de los elementos que lo componen:
- 1. El título. Ya sea un servicio o un producto, debe estar claro cómo se llama.
- 2. La descripción del proyecto. Definir lo que persigue, es decir, el público al que se dirige y las funciones que tiene.
- 3. Las acciones. Desde aquí se especifican los pasos a seguir.
- 4. El tiempo. Cada acción deberá tener una fecha de inicio y una posible fecha de entrega.
- 5. Las estrategias. También hay que especificar bajo qué estrategia de gestión de proyecto (Kanban, Scrum, etc) se va a realizar la tarea.
- 6. Los participantes. Las personas que estarán a cargo de cada tarea, sea como desarrolladores o como supervisores.
- 7. Los recursos. Los implementos, tecnologías o elementos a utilizar para realizar una determinada tarea.
- 8. Objetivos. La visión macro en cuanto a la proyección de la empresa frente a la distribución de ese producto o servicio.
- 9. Indicadores de cumplimiento. Porcentajes o estudios en métricas que puedan especificar si fueron cumplidos los objetivos.
Pero… ¿Para qué sirve? Es la forma de evitar cambios estructurales o minimizar los errores por la correcta organización de los pasos a seguir. Además, si a alguien se le olvida algún detalle, siempre tendrá la posibilidad de regresar al plan de proyecto y recordar.
Puntos importantes para realizar un plan de trabajo
Antes de comenzar a elaborar tu propia plantilla de plan de trabajo, hay 4 elementos básicos que componen un ejemplo de plan de trabajo:
- 1. Créalo en grupo
Aunque seas el CEO o jefe de un departamento y conozcas todo lo necesario para colocar un plan de proyecto en pie, escucha las ideas de quienes harán el trabajo. Deja que ellos desde su experiencia también comenten puntos para una producción realista.
- 2. No sobre exijas los tiempos
Pese a que es importante motivar a sus empleados a que se superen cada día y entreguen siempre resultados impecables, también recuerda que son humanos. Coloca ventanas de tiempo a las que puedan recurrir si se les presenta algún inconveniente.
- 3. Establece estrategias para cada grupo
No todas las tareas tienen la misma naturaleza de trabajo (unas más manufactureras que otras), razón por las que algunos se beneficiarán de una línea de trabajo rotativo, mientras que otros requerirán un sistema Kanban, por ejemplo.
- 4. Proporciona todo lo que necesiten
Sé flexible con los recursos y no limites su trabajo por no tener los implementos adecuados. Si un proyecto exige desarrollar una aplicación o plataforma, piensa que será una inversión que te optimizará procesos similares.
Ejemplo de plan de trabajo… ¿Cuáles son las mejores plantillas?
Existen diferentes webs que tienen plantillas editables especializadas para un sector, o para representar un tipo de producción, o según un tipo de organización de proyectos. Nuestras favoritas son miro.com, es.venngage.com e incluso la famosa Canva.
Tienen una suscripción gratuita con acceso a plantillas free o premium, que serán ideales para que tengas un ejemplo de plan de trabajo y puedas entender cómo funcionan, cómo se grafican y cómo se editan.
¿Cómo realizar una plantilla de plan de trabajo?
En las webs anteriores encontrarás un ejemplo de plan de trabajo genérico, que se ha creado para un sector laboral muy específico, y aunque es una guía necesita modificaciones relacionadas con lo que quieres transmitir.
Entonces… ¿Quieres tomar un folio en blanco en Canva y hacer tu propia plantilla según el proyecto que van a comenzar? Sigue estos pasos:
- 1. Elige la paleta de colores y los elementos gráficos. Una plantilla te sirve para que imagines sobre la construcción de un producto profesional… Así que comienza inspirándote y definiendo el sentido visual.
- 2. Comienza con lluvia de ideas para nombres, si se trata de un producto o campaña, y especifica muy detalladamente las características del proyecto y la forma en la que debe verse o lo que debe comunicar cuando esté listo.
- 3. Aquí empieza lo técnico: Un cronograma de actividades que sea editable para ir marcando con colores cuando esté listo. También las estrategias, quienes participarán, de qué forma van a trabajar y cuáles serán sus cargos.
- 4. Con todo eso listo, es importante especificar indicadores para saber cuándo se ha cumplido con el 100% de la productividad, y lograr medir qué aspectos bajarían ese porcentaje.
Lo demás será colocar fecha de emisión, firmarlo por todos y... ¡Empezar a trabajar!