Cómo usar Kanban para aumentar la productividad y lograr resultados
Gestionar una empresa también implica saber en qué y cuando comenzar a trabajar. Aunque los trabajadores tengan cargos y labores específicas, igualmente necesitan de una idea o un proyecto determinado.
Fue a partir de esta inquietud que Taiichi Ohno, ingeniero de Toyota en la década de los años 40, pensó en una forma de producir mucho más práctica. En ese caso, desde la comunicación gráfica, podía tener certeza sobre los materiales disponibles y procesos de fabricación.
Por eso, creó el método Kanban, el cual consistía en ir marcando con tarjetas las nuevas necesidades del mercado, para crear productos que generarán ventas inmediatas, y con estas mismas tarjetas medir el progreso en la empresa.
Interesante… ¿cierto? Pues, este método se ha ido perfeccionando desde su nacimiento hace 80 años, y hoy en día es un referente para optimizar la colaboración entre miembros de una compañía. ¿Cómo aplicarlo? ¡Ya te contamos!
¿Qué es el método Kanban?
El método Kanban es un mecanismo de gestión de proyectos que está compuesto por columnas, las cuales tienen la intención de ir reflejando la forma en la que se va desarrollando una actividad hecha en grupo, para así conocer qué procesos no repetir, y en qué área agilizar actividades.
Aunque las columnas se pueden agregar según la naturaleza de la empresa, las más básicas y que conforman el sistema son “Por empezar”, “En proceso” y “Terminado”. Cada trabajador pone un print o tarjeta para indicar lo que hace y cuál es su desarrollo.
Se debe indicar información en palabras clave, por ejemplo, si la tarea estará rápida o si va a demorar un poco.
La intención es que sea visible para todos en la compañía y que mejore la colaboración en grupo, pues no se iniciará un proceso nuevo hasta que el anterior no haya terminado.
Aunque el método Kanban se desarrolló para tener un mejor control de inventarios en fábricas de producción (para saber qué materiales tenían), en los primeros años de los 2000 se le hizo un ajuste al método.
Es que un empresario de software vio en este sistema, la forma más adecuada para coordinar el desarrollo entre tantas personas, para que nadie repitiera procesos y que fuera más sencilla la comunicación.
Solo debían extraer una actividad pendiente para trabajar y hacerle seguimiento en el tablero. Fue así como se ajustó al sector empresarial y tomó la forma que conocemos hoy en día.
¿En qué beneficia el sistema Kanban a mi empresa?
Te estarás preguntando… ¿Por qué es importante implementar el método Kanban? ¿Sustituye el trabajo de un coordinador o de un gestor de proyectos? Te contaremos cómo puede beneficiar a tu equipo introducir el sistema Kanban para organizarse:
Permite visualizar y optimizar
Puedes ver el estado de los avances y así tener control exacto del cumplimiento de estos con los lapsos de entrega. Esto te permitirá identificar a tiempo retrasos o áreas que deban mejorarse, antes de perder tiempo o dinero.
Limita los recursos y mejora la producción humana
En vez de ver las gestiones como ideas nuevas que se inician, se toma una y se desarrolla hasta terminarla. La técnica Kanban permite que todos vean cuál es el progreso y cómo pueden intervenir en él para terminarlo exitosamente.
Mejora la gestión del flujo
Tener un mecanismo de fiscalización inmediata, también mejora las habilidades del empleado, le resta tiempo de procrastinación (porque sabe que tiene un proyecto con seguimiento activo), y también se mantiene concentrado en cumplir con las expectativas.
Aterriza a todos en el presente
Ayuda a que los trabajadores se enfoquen en la efectividad de procesos que ya empezaron, para que no se alarguen tareas (ya que aumentan los costes), sino que se organicen con lo que tienen. Eso ayuda a que cada uno mejore con su esfuerzo la producción activa.
Permite mayor compenetración y abre espacio a la retroalimentación
Permite hacer reuniones constantes tanto para evaluar proyectos listos, como para gestionar procesos y añadir colaboradores nuevos que ayuden a la producción, e incluso fijar una nueva actividad en el tablero.
Técnicas para aplicar el método Kanban y mejorar la productividad de mi empresa
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Ubica tu tablero. Hay herramientas digitales adaptadas que hacen todo mucho más sencillo, como Asana; crea un tablero e invita a todos los colaboradores de tu empresa que vayan a participar.
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Crea las columnas. Debe existir una “Bandeja de entrada” en donde se describa la actividad para asignar a un miembro. Luego otra llamada “Listo” cuando ya el empleado pueda comenzar, y “En progreso” para ver las actualizaciones del trabajo.
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Segméntalas. En el progreso se pueden poner subcolumnas según la actividad, como Bosquejo, Diseño y Revisión, en caso de trabajos gráficos. Y especifica quienes se encuentran en cada categoría de tu tablero Kanban.
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Convoca reuniones cuando se finalice la tarea. Cuando aparezca como “Terminada”, esa actividad necesitará el feedback. Y no solo se trata de medir su calidad, sino hablar de las impresiones, retos y ventajas, para que el mismo equipo pueda ver salidas para optimizar mejor la próxima tarea.
Como ves, este es un apoyo gráfico y práctico que mantiene a todas las partes integradas, crea soluciones a tiempo real y ayuda con la productividad de la compañía. Entonces... ¿Vas a utilizar el método Kanban en tu empresa?