El smart working o trabajo inteligente no es sinónimo de trabajo remoto. Se trata más de una actualización empresarial. Más importante aún, implica un gran cambio para las organizaciones, las personas, las ciudades y los espacios urbanos. Todos tenemos que ser conscientes si queremos sacarle el máximo partido.
Smart Working significa poder trabajar no solo desde casa, sino también en otros entornos, como espacios de trabajo conjunto, cafeterías, aeropuertos y salas de espera. Esto se traduce en un impacto positivo en la movilidad urbana y la contaminación. Aunque no existe una ciencia exacta para poner en práctica el trabajo inteligente, cada empresa está explorando la fórmula a su manera.
Los empleados quieren opinar sobre cuándo y cómo hacen su trabajo. Es tan importante para ellos que, según una encuesta de FlexJobs, el 27% de los trabajadores afirmaron que renunciarían a una quinta parte de su salario para trabajar de forma remota. El 81% de los encuestados también afirmó que sería más leal a su empresa a cambio de arreglos de trabajo flexible.
Trabajo remoto
El trabajo remoto es el teletrabajo a la antigua, caro y, sobre todo, regulado. Se trata de trabajar en un lugar definido y estable, normalmente tu casa, con el escritorio adecuado, wifi óptimo y un horario definido. En otras palabras, podría ser conveniente para una empresa de la vieja escuela con un ritmo estándar y sin interés en mejorar la productividad y explorar nuevas oportunidades.
La realidad es que hoy en día existen miles de herramientas innovadoras que ofrecen soluciones a todo tipo de necesidades disponibles para cualquier tipo de empresa. Esta es la razón por la cual el “trabajo remoto” se ve en la necesidad de transformarse en un “trabajo inteligente”
Trabajo inteligente
A la hora de hablar de Smart Working, debemos darnos cuenta de que estamos haciendo referencia a una manera radicalmente distinta de entender el trabajo.
El Smart Working es una práctica que se está extendiendo cada vez más en startups y grandes empresas como Google o Twitter. Es una nueva filosofía de gestión basada en dotar a las personas de flexibilidad y autonomía en la elección de espacios, tiempos y herramientas. Esto se traduce también en una responsabilidad más grande cuando se habla de resultados.
Si la empresa puede ofrecer a sus empleados más libertad para administrar sus días de trabajo, los empleados deben asumir la responsabilidad de las elecciones que afectan su desempeño laboral.
Sin embargo, debemos lidiar con muchos términos como trabajo inteligente, trabajo ágil, trabajo flexible, trabajo desde casa, oficinas de planta abierta y oficinas tradicionales: hay mucha jerga y términos relacionados con el diseño de oficinas que pueden resultar confusos y mucho debate sobre qué tipo de oficina debería tener.
Qué significan estos términos
Estos estilos de trabajo son una evolución natural del planteamiento de oficinas creado por diseñadores, departamentos de RR.HH., comentarios del personal, gerentes de instalaciones y gerentes de departamento. La finalidad de estos proyectos es resolver problemas y hacer que su personal sea más feliz y, en última instancia, más productivo.
En resumen, la oficina tradicional segregaba a los trabajadores, lo que generaba personal insatisfecho, lo que generaba oficinas de planta abierta que los reunían, pero el personal se distraía con demasiada facilidad. Luego llegaron las oficinas de "trabajo ágil", que permitían al personal moverse por la oficina para adaptarse a su tarea y, a menudo, presentaban soluciones acústicas para ayudar a definir áreas y minimizar las distracciones.
Muchas oficinas que actualmente practican el trabajo ágil se basan predominantemente en escritorios con soluciones de espacios para reuniones, áreas de trabajo silenciosas, muebles para reuniones informales.... Esto a menudo funcionó junto con el trabajo flexible donde el personal podía elegir sus horas para lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, y/o tenía pequeños porcentajes de personal que trabajaba desde casa, lo que se generalizó a partir de la pandemia de Covid-19.
Dado que las oficinas ágiles se basan principalmente en soluciones de escritorios, en gran medida no se utilizan cuando el personal trabaja desde casa. Es mucho más probable que el personal venga a la oficina cuando necesite colaborar con colegas, cambiar de ambiente o utilizar los recursos del lugar de trabajo. Sin embargo, el empleado se quedará en casa cuando necesite hacer un trabajo de estudio a solas. Para para algunos, dependiendo de sus vida hogareña, ese puede ser su espacio de trabajo tranquilo. El entorno de su oficina debe cambiar para satisfacer esta necesidad.
Smart Working utiliza la última tecnología para crear un entorno de trabajo atractivo y productivo que conecta a nuestro personal en la oficina y en el hogar. Este estilo de trabajo aumenta las opciones sobre cuándo, dónde y cómo se lleva a cabo el trabajo y cómo se comunican, proporcionando a los trabajadores un espacio de oficina más eficiente y efectivo, y apoyo para llevar una vida equilibrada con una mejor satisfacción laboral. En comparación con el trabajo ágil, la oficina está diseñada con varios espacios de trabajo multifuncionales para la comunicación directa e indirecta, sin espacios de escritorio asignados.
¿Cuáles son los beneficios del trabajo inteligente?
Hay muchos beneficios para un entorno de trabajo inteligente, que incluyen:
- Mayor productividad, compromiso y servicios entregados de manera más efectiva.
- Reducción de los impactos ambientales a medida que los espacios se comparten más intensamente.
- Mayor elección sobre cuándo, dónde y cómo se lleva a cabo el trabajo.
- Apoyado y conectado por las últimas tecnologías.
- Las personas pueden llevar una vida más sana y equilibrada con una mejor satisfacción laboral.
- Atracción de los mejores talentos y aumento de la retención laboral.
¿Por qué cambiar a Smart Working?
Durante los últimos años, la pandemia de Covid-19 ha tenido a la mayoría del personal trabajando desde casa por primera vez, lo que presionó a las empresas para que conectaran a su personal esencial de oficina con su personal de trabajo remoto. Esto impulsó una inversión masiva en tecnología y cada miembro del personal necesitó portátiles, teléfonos móviles y acceso a herramientas de vídeo y conferencias. Esta tecnología es la base de smart working, que permite al personal trabajar y conectarse desde cualquier lugar.
Si bien trabajar desde casa es del agrado de muchos y disfrutado, no es adecuado para todos los empleados. Los entornos domésticos, la conexión financiera y humana juegan un papel. Por ejemplo, alguien que vive solo en un estudio puede ver afectado su bienestar y productividad. Tener un entorno de oficina atractivo y estimulante tiene los beneficios de todos: permite que el personal trabaje en casa algunos días y esté en la oficina otros días.
Para proporcionar un equilibrio, las oficinas deben transformarse en centros de trabajo inteligentes, utilizados como una extensión del espacio de trabajo en el hogar, principalmente disponibles para colaboración, reuniones, redes y tiempo fuera de casa para romper la jornada laboral.
Esto no quiere decir que el trabajo inteligente haya surgido por el Covid-19. Por el contrario, muchas oficinas, especialmente en el gobierno, se han transformado en trabajo inteligente como una mejor manera de involucrar al personal y hacer uso del espacio.
En cualquier caso, cambiar al smart working abarca un cambio de las prácticas de trabajo estándar, los estilos de gestión, la flexibilidad, las horas principales y el diseño de la oficina. ¡Siempre hay más que muebles en una habitación! Lo importante es adoptar un enfoque analítico, viendo cómo funciona nuestra oficina actual y dónde se puede mejorar.