La gestión de cambios es el proceso de guiar el cambio organizacional de principio a fin, incluida la planificación, implementación y solidificación de los cambios en una organización. Se refiere a cómo las empresas manejan las modificaciones, como la implementación de nueva tecnología, los ajustes a los procesos existentes y el cambio de jerarquía organizacional. Este proceso puede verse diferente según el tipo de cambio que se esté realizando.
¿Por qué es importante la gestión de cambios?
La creación de un plan de gestión de cambios ayuda a las organizaciones a realizar transiciones más fluidas durante los tiempos de cambio. Podemos ordenar cambios, pero si no tenemos un plan sobre cómo implementar, monitorear e informar sobre el éxito de ese cambio, nos estamos preparando para fallar.
Independientemente del tipo de cambio que deseemos realizar, la gestión de cambios nos brinda más control sobre todo el proceso, un proceso que generalmente respalda un plan de implementación y una inversión costosos.
Los diferentes niveles de gestión del cambio incluyen lo siguiente:
- Cambio Organizacional o Transformacional: Esto se refiere a proyectos de gestión del cambio que son grandes en términos de escala y alcance. Estas transformaciones de cambio a menudo son dramáticas, como alterar la jerarquía organizacional, lanzar un nuevo producto o experimentar una transformación digital.
- Cambio adaptativo o gradual: estos proyectos de cambio tienen un alcance más pequeño y son cambios más pequeños en productos, procesos, estrategias y flujos de trabajo. Los proyectos de cambio adaptativo incluyen la implementación de nuevas herramientas de software, la contratación de un nuevo miembro del equipo para resolver un desafío existente o la actualización de una política de trabajo desde casa.
- Gestión del cambio individual: estos proyectos de cambio ayudan a una persona a gestionar el cambio para ayudarlo a crecer en su función y/o lograr objetivos específicos. Esto podría incluir aprender una nueva habilidad.
No todas las iniciativas de cambio encajarán perfectamente en uno de los niveles de gestión de cambios. De hecho, es muy posible que los niveles se superpongan.
Beneficios de la gestión de cambios
Todos los cambios, grandes o pequeños, se benefician de una gestión de cambios bien pensada. El cambio no es algo natural para las personas u organizaciones, por lo que, sin una gestión adecuada, es probable que encontremos barreras y perdamos tiempo y dinero. La gestión del cambio es la clave para implementar con éxito los cambios que se mantienen.
Los beneficios de abordar la gestión del cambio a nivel organizacional incluyen:
- Combatir proactivamente la resistencia interna al cambio.
- Establecer objetivos claros para las iniciativas de cambio, lo que permite a las empresas monitorear los resultados.
- Crear estrategias para implementar el cambio de manera efectiva que se pueden estandarizar y aplicar a varios proyectos de cambio en toda la organización.
- Abordar y equilibrar múltiples aspectos del cambio, como personas, procesos, tecnología, etc.
- Empoderar a las personas y empleados para navegar el cambio más rápido, lo que les permitirá ser más productivos, más rápido.
- Habilitar el éxito de los proyectos de cambio, permitiendo a las organizaciones encontrar el ROI en sus proyectos de transformación.
Tipos de gestión de cambios
Podemos aplicar diferentes tipos de mejores prácticas y teorías de gestión de cambios, según el cambio específico que estemos experimentando. Pensemos en cómo podríamos abordar cada uno de estos cuatro tipos de cambios:
- Cambio excepcional: Eventos aislados que cambian la experiencia de un individuo pero que no afectan mayormente a múltiples aspectos de su vida. Por ejemplo, un cambio de nombre requeriría algunos trámites de recursos humanos y una nueva dirección de correo electrónico, pero no alteraría el rol de la persona en el trabajo.
- Cambio incremental: cambios graduales que no requieren cambios importantes o repentinos, como la actualización de la tecnología existente.
- Cambio de péndulo: oscilaciones repentinas de un estado a otro, a menudo cambiando de un extremo al punto de vista o estado opuesto. Por ejemplo, pasar de un entorno de trabajo 100 % presencial a un equipo 100 % remoto.
- Cambio de paradigma: Cambios que resultan en nuevas creencias o valores y se internalizan como la nueva norma. Por ejemplo, cambiar con éxito de la comunicación sincrónica a un modelo híbrido que involucre tanto la comunicación sincrónica como la asincrónica.
Cómo construir un plan de gestión de cambios
Un plan de gestión del cambio nos guía a nosotros y a nuestro equipo a lo largo de la transición.
- Crear una propuesta de cambio: este es nuestro argumento de por qué el cambio debe ocurrir. Documentemos los beneficios, el impacto y la razón del cambio.
- Identificar a los líderes del cambio: estos son nuestros partidarios vocales del cambio, generalmente la gerencia de alto nivel y otros líderes influyentes. Hay que asegurarse de mezclar una variedad de roles en este equipo de cambio.
- Crear un plan de comunicaciones de gestión de cambios: este es nuestro plan sobre cómo comunicaremos cada aspecto del cambio a las personas afectadas por él.
- Establecer objetivos y KPI para el cambio: así es como se realiza un seguimiento del éxito (o fracaso) de varios aspectos de la iniciativa de cambio. Crearemos un plan para analizar el cambio después de que entre en vigor con objetivos y KPI vinculados a los objetivos y resultados comerciales. Los haremos visibles para todos en la organización para evangelizar el proyecto.
- Invertir en herramientas de gestión de cambios: estas son las herramientas que necesitamos para respaldar un nuevo proyecto de cambio. Muchas de estas herramientas incluyen software de capacitación de empleados y software de gestión de cambios.
- Crear un plan de capacitación en gestión del cambio: este es el esquema de cómo se administrará la capacitación. Deberemos colaborar con los líderes de departamento, para crear planes de capacitación de cambio personalizados que sean contextuales para cada función.
Ninguna iniciativa de cambio es perfecta, pero siempre se puede aprender de la experiencia. Para mejorar continuamente nuestro proceso de gestión de cambios, debemos realizar un seguimiento y analizar cada paso.