La contratación de empleados virtuales puede ahorrar tiempo y dinero a las PYMES, pero los factores cruciales son saber cómo contratarlos y gestionarlos de forma eficaz. Encontrar a los candidatos adecuados, establecer expectativas claras y mantener la comunicación son aspectos fundamentales para el éxito.
¿Qué son los empleados virtuales?
Un empleado virtual es un profesional que trabaja de forma remota para cualquier empresa. Utiliza medios de comunicación virtuales para mantenerse en contacto mientras realiza tareas y completa proyectos desde fuera de la oficina y, a veces, incluso fuera del país.
En los últimos años, hemos visto que la aceptación de los empleados remotos ha crecido exponencialmente. En este nuevo año de 2025 parece que se continuará con esta tendencia, ya que muchos profesionales que buscan trabajo esperan una mayor flexibilidad. Cada vez más organizaciones están adoptando esta flexibilidad deseada, ya que buscan dar cabida a talentos valiosos.
4 beneficios de contratar empleados virtuales
1. Reducir los costes generales
Ya sea que elijas contratar un servicio profesional o a un trabajador autónomo, siempre ahorrarás dinero al contratar a un empleado remoto. Reduces la necesidad de más espacio físico para acomodarlos, lo que significa menos costes en seguros, servicios, suministros de oficina y mantenimiento. Si contratas a un proveedor de asistente virtual, ahorrarás aún más, ya que solo pagarás una tarifa fija sin costes adicionales.
2. Recupera más tiempo
En 2022, el problema más común que describieron los dueños de PYMES fue la necesidad de más tiempo. Cada departamento y función de una empresa tiene sus tareas principales y secundarias. Los profesionales dedican demasiado tiempo a tareas innecesarias y terminan dedicando menos tiempo a oportunidades de mayor valor. Al tener un asistente remoto que gestione todas esas tareas que no requieren un contacto en persona, liberas a tus expertos internos para que se concentren en sus especialidades.
3. Aumentar la productividad general
Partiendo del punto anterior, un mejor uso del tiempo conlleva una mayor eficiencia. Los empleados remotos pueden gestionar el trabajo pesado mientras tus expertos locales realizan un trabajo de mayor valor.
Tu asistente remoto también puede ayudarte a realizar más esfuerzos de ventas, aumentar los clientes potenciales, introducir datos sobre clientes potenciales interesados y programar citas de forma más eficaz.
4. Mejorar la experiencia del cliente
Cuando las PYMES aumentan su eficiencia, generan impacto en todo el recorrido del cliente, y el cliente lo nota. Los empleados virtuales pueden estar allí cuando tus empleados internos no pueden. Por ejemplo, puede trabajar fuera del horario laboral y responder a las consultas en línea en el momento en que llegan. Un par de buenos empleados remotos que gestionen tu presencia online pueden hacer que parezca que tienes cientos de ellos en la empresa.
Existen distintos tipos de empleados virtuales. El denominador común es, por supuesto, su capacidad para trabajar de forma totalmente a distancia, mediante equipos fiables y una conexión a Internet.
Las mayores diferencias entre ellos son el coste por valor y los riesgos inherentes. Algunos tipos de empleados remotos pueden ser menos fiables y eficaces que otros, y algunos pueden costar mucho menos que otros. Es importante entender cuáles son tus necesidades y expectativas antes de determinar qué tipo de empleado virtual se adapta mejor a tus necesidades.
Tipos comunes de empleados virtuales
Asistentes virtuales
Se trata de un profesional que trabaja a distancia y que, técnicamente, está empleado por un proveedor de servicios de asistente virtual. Como cliente, hablas de tus necesidades con el proveedor y este te ofrece profesionales entre los que elegir. Solo pagas al proveedor una tarifa mensual fija para que ese empleado remoto pase a formar parte de tu tiempo, según los detalles de su contrato.
Remoto interno
Esto se daría cuando contratas a alguien localmente, a través de tu propio anuncio de empleo y de la contratación. Lo contratas de la misma manera que contratarías a cualquier otro empleado, con seguro y beneficios, y requisitos de equipamiento. La única diferencia es que trabajan desde casa en lugar de ir a las PYMES. Pero puedes estipular la necesidad ocasional de una visita a la oficina durante la fase de oferta de trabajo.
Trabajador autónomo
Los trabajadores autónomos trabajan de en remoto de forma predeterminada, ya que suelen estar disponibles para varios empleadores a la vez. Se trata de alguien que se encuentra en una bolsa de trabajo de algún tipo, donde se buscan profesionales y sus habilidades o talentos, y se contacta con ellos en consecuencia. Un trabajador autónomo es el que tiene menos supervisión y responsabilidad con respecto a una empresa específica, por lo que suele ser la opción más arriesgada para un empleado remoto.
Cómo contratar a los empleados remotos
Contratar a un empleado remoto puede ser una excelente manera de incorporar a personas talentosas de un área geográfica más amplia, pero es importante seguir un proceso minucioso y eficaz para asegurarse de encontrar la persona adecuada para tu PYME. Te contamos cuáles son los tres pasos más importantes a la hora de contratar a un empleado virtual.
1. Define claramente el puesto
Antes de comenzar a buscar candidatos, es importante tener una idea clara de las habilidades, la experiencia y las cualidades que buscas en un empleado remoto. Esto te ayudará a crear una publicación de empleo que refleje con precisión el puesto y atraiga a los candidatos adecuados.
2. Utiliza un proceso de entrevista estructurado
Al entrevistar a futuros empleados virtuales, es importante utilizar un proceso estructurado para asegurarse de evaluar a todos los candidatos de manera justa y coherente. Esto puede incluir la realización de una entrevista telefónica o por vídeo, así como la realización de las mismas preguntas a todos los candidatos.
3. Pon a prueba sus habilidades y su idoneidad
Además de evaluar las cualificaciones y la experiencia de un candidato, también es importante para tu PYME evaluar su idoneidad para el equipo y el puesto. Considera la posibilidad de asignarle un proyecto o una tarea de prueba para ver cómo se desempeña en un entorno de trabajo remoto. Esto puede ayudarte a determinar si tiene las habilidades y la motivación necesarias para tener éxito en un puesto remoto.
La incorporación de empleados virtuales para las PYMES puede ser un poco diferente a la de un empleado que trabaja en la oficina, pero aun así es importante asegurarse de que se sienta bienvenido y apoyado cuando comience su nuevo puesto. Déjate ayudar por los servicios que ponemos a tu disposición en Adecco Empresas para este tipo de incorporaciones.