Los procesos de mejora continua son aquellos cambios menores pero significativos ejecutados de manera periódica en las empresas, con el fin de obtener resultados que incrementen la eficiencia de los procesos obteniendo mejoría en los departamentos de la organización.
El objetivo final de cualquier empresa es el de conseguir una gran productividad y una alta satisfacción de sus clientes. Y para ello, las compañías cuentan con procesos de mejora continua.
Los procesos de mejora continua son aquellos cambios menores pero significativos ejecutados de manera periódica en las empresas, con el fin de obtener resultados que incrementen la eficiencia de los procesos obteniendo mejoría en los departamentos de la organización.
Es una metodología para optimizar los procesos empresariales, productos y servicios. La entrega de estos procesos se encuentra siempre en cambio y evaluación, por lo tanto es posible desarrollar y añadir mejoras. Las tres reglas para evaluar la eficacia de la mejora continua son efectividad, eficiencia y flexibilidad.
Aunque este término pueda parecer una estrategia que las compañías pueden aplicar debido a un enfoque de proceso constante, lo cierto es que es menester crear una estrategia previa para obtener resultados positivos de cara a conseguir los objetivos.
Algunas veces usamos el término “kaizen” para referirnos a la mejora continua. Kaizen es una palabra que se compone de dos ideas japonesas: kai, que quiere decir “cambio” y zen que significa “bueno”. Fue la empresa Toyota la que en los años 50 comenzó a emplear este término y esta metodología de trabajo.
Razones para implementar el proceso de mejora continua en tu empresa
Eleva la calidad del producto: utilizar estrategias de mejora continua te permitirá identificar las necesidades de tus clientes para poder darles un producto personalizado, oportuno y confiable, generando más ingresos y reduciendo gastos.
Mejora la productividad de tu empresa: no solo servirá para mejorar la calidad del producto sino también para conseguir reducir tiempos de producción. Los procesos evitarán actividades innecesarias y controlarás mejor la rapidez y la eficacia.
Recorta costes de producción: a causa de mejorar el servicio al cliente y usar los medios óptimos para el devenir de tu compañía, la mejora continua te permitirá prevenir errores evitándolos o al menos controlándolos.
Motiva la creatividad: los empleados podrán actuar sin miedo a represalias, desarrollando su creatividad. Esto es debido a que la mejora continua incide sobre el clima organizacional motivando el aprendizaje, la tolerancia y el apoyo constante.
Crea autodisciplina: hace que el personal sea capaz de solventar las incidencias diarias por sí mismos puesto que cada persona conoce las herramientas que tiene que utilizar para conseguir los objetivos, evitando los tiempos muertos.
Cómo implementar el proceso de mejora continua en mi empresa
Para implementar una cultura de mejora continua en tu empresa, has de considerarlo como un modo de operar, por lo tanto, todos los empleados han de saberse parte implicada en la ejecución de estos cambios.
El primer paso es dar poder a tus colaboradores con tu apoyo y el del departamento de Recursos Humanos. Una vez teniendo esto claro, cada colaborador estará en condiciones de saber que en qué tareas puede ayudar aportando nuevas ideas para poner en marcha.
El segundo paso es plasmar estas ideas en un documento a la vista de todo el equipo. Es bueno hacer sesiones de ideas creativas así como encuestas para identificar las áreas que exijan mejoras.
Una vez que conoces estas posibles zonas de mejora, establece un plan de acciones determinando cuáles se llevarán a cabo, quiénes serán las personas responsables de ejecutarlas y planifica los tiempos de estas acciones.
Una vez en marcha, evalúa cuál ha sido la repercusión de estas en el resultado final. El proceso de mejora continua necesita de una evaluación permanente de las acciones para poder valorar si son eficaces o no y aplicar los cambios que requiera la situación.
Pasos para que la mejora continua funcione en tu empresa
Este sistema requiere el compromiso de toda la organización. Si solo los empleados de la zona superior o inferior se comprometen, no funcionará. Siempre todos a una.
Conciencia a los empleados de que se trata de algo más que de una idea peregrina y temporal. Explícales de su importancia y si es necesario piensa en incentivarlos.
Haz que la mejora continua sea parte de la rutina. En algunas compañías, los equipos tienen una reunión semanal previa al trabajo para debatir sobre pequeños cambios. La mejora continua se revisa frecuente y periódicamente.
Comunica a tus empleados el estado de lo que sucede mientras esperamos resultados. Esta es una estrategia a la larga y que puede que no reporte beneficios inmediatos. Tendrás que saber explicarle esto a tu equipo.
Evalúa los resultados de forma constante puesto la mejora continua se basa en métricas. Las ganancias de la mejora continua empiezan a verse con el tiempo.
Sé paciente y crea una cultura de mejora continua que genere un compromiso sostenido en el tiempo.