Toda organización quiere sacar el máximo partido de su fuerza laboral. Pero ver la productividad de los empleados como una simple ecuación de cuántas tareas se realizan durante X horas o días no nos llevará muy lejos.
Una visión real de la productividad, y cómo mejorarla en nuestra empresa, requiere evaluar aspectos más difíciles de medir del trabajo de cada empleado, teniendo en cuenta su función y responsabilidades específicas. Analicemos qué significa realmente la productividad de los empleados y algunas formas prácticas de comenzar a impulsarla en nuestra organización.
¿Qué es la productividad de los empleados?
La productividad de los empleados mide la eficiencia y efectividad de los trabajadores cuando realizan tareas y contribuyen a las metas y objetivos de una organización. Toda empresa quiere lograr el máximo rendimiento, ya sea en forma de tareas realizadas, entregas completadas o alguna otra unidad de producción, con una entrada mínima, en términos de tiempo, coste y otros recursos.
Por supuesto, si solo observamos la cantidad de trabajo que produce un trabajador, se perderán muchos otros aspectos clave de la productividad, relacionados con la calidad de lo que entregan.
¿Su trabajo satisface a las partes interesadas internas y externas? ¿El empleado cumple consistentemente con las metas personales y organizacionales? Las organizaciones deben capturar y analizar una amplia variedad de métricas relacionadas con estas y otras preguntas importantes para obtener una imagen completa y precisa de la productividad de los empleados, tanto a nivel individual como de equipo.
Comprender la importancia de la productividad de los empleados
La productividad de los empleados impacta directamente en el desempeño general y el éxito de una organización. Cuando los trabajadores son productivos, completan las tareas de manera oportuna, cumplen los objetivos y contribuyen al logro de los objetivos comerciales. Esto, a su vez, mejora la rentabilidad de la empresa y su capacidad para competir en el mercado.
La fuerza laboral productiva también optimiza el uso de recursos valiosos, incluidos el tiempo, los materiales y la tecnología. Al trabajar de manera eficiente, ayudan a minimizar el desperdicio, reducen los costes operativos y mejoran los resultados de una organización.
Empleados más productivos también afectan la calidad de los productos o servicios entregados a los clientes. Es más probable que los trabajadores con buenos índices de productividad entreguen un trabajo de alta calidad, cumplan con las expectativas de los clientes y les brinden un excelente. Con una mayor satisfacción del cliente, es probable que las organizaciones vean un aumento de su ROI, referencias y, por supuesto, ingresos.
Cómo medir la productividad de los empleados
Medir la productividad de los empleados es una tarea difícil pero esencial para cualquier organización que quiera maximizar el valor y ver triunfar a su fuerza laboral. Mediante el seguimiento de varios factores que contribuyen a la productividad, las empresas pueden identificar áreas de mejora, tomar decisiones más informadas y optimizar mejor la asignación de recursos.
Para muchos trabajos, centrarse únicamente en las métricas relacionadas con la cantidad proporciona una visión limitada de la productividad real. Como hemos señalado, las organizaciones también deben realizar un seguimiento de las métricas relacionadas con la calidad, como las tasas de error, las calificaciones de satisfacción del cliente, el cumplimiento de los estándares relevantes y los comentarios de las partes interesadas internas. También deben adaptar las métricas a roles y responsabilidades particulares para ayudar a identificar y evaluar mejor las contribuciones individuales.
Aquí hay algunos tipos de métricas que las organizaciones pueden usar para comprender mejor los muchos aspectos de los empleados más productivos:
- Tiempo dedicado a las tareas. Analizar el tiempo que los empleados dedican a diferentes tareas y proyectos puede ayudar a identificar partes de un proceso que están causando ineficiencias. Las herramientas de seguimiento del tiempo y el software de gestión de proyectos pueden ayudar a controlar el tiempo dedicado a actividades específicas y proporcionar datos valiosos.
- Tasa de uso. La tasa de utilización mide el porcentaje de tiempo que los empleados dedican al trabajo productivo en comparación con el tiempo no productivo o inactivo. Las bajas tasas de uso pueden indicar empleados infrautilizados o una distribución de tareas ineficiente.
- Tiempo del ciclo. El tiempo de ciclo se refiere a cuánto tiempo lleva completar un proceso o tarea específica, de principio a fin. Medir el tiempo del ciclo ayuda a descubrir oportunidades para optimizar los flujos de trabajo y reducir los cuellos de botella.
- Indicadores clave de rendimiento (KPI). Los KPI son objetivos específicos y medibles que se alinean con los objetivos de la organización. Proporcionan un marco claro para evaluar el desempeño y la productividad individuales. Los KPI pueden variar entre departamentos y roles, y pueden incluir objetivos de ventas, tasas de retención de clientes o hitos de finalización de proyectos.
Formas de mejorar la productividad de los empleados
Dados los muchos factores que contribuyen a fomentar empleados más productivos, y cómo estos factores varían de una empresa a otra y de un rol a otro, ¿cómo se pueden tomar medidas tangibles para mejorar la productividad en la organización?
La respuesta es una combinación de eliminar los obstáculos que impiden que los empleados se den cuenta de su potencial y mantener a los miembros del equipo felices y comprometidos. Además, se debe incentivar con frecuencia aquellos comportamientos que contribuyen a la productividad. Las estrategias que mostramos a continuación son formas simples y efectivas de comenzar a hacer precisamente eso.
Priorizar el compromiso de los empleados
El compromiso de los trabajadores refleja cuánto están comprometidos y entusiasmados con su función y su organización en su conjunto. Los empleados comprometidos se sienten valorados, tienen un sentido de propósito y sienten un interés genuino en lo que hacen a diario. No debería sorprender que los empleados que carecen de pasión por su trabajo y la creencia de que su voz o acciones realmente importan tienen menos probabilidades de ser miembros motivados y productivos de una organización.
Hay muchos impulsores del compromiso de los empleados, por lo que descubrir cuáles son los más importantes para la fuerza laboral de nuestra empresa, junto con los impulsores que los miembros del equipo consideran que faltan en particular, debería ser la primera prioridad de cualquier organización cuando se trata de involucrar a sus trabajadores.
Aprovechemos una plataforma de participación de los empleados con canales de comentarios fáciles de usar. Un ejemplo serían los chatbots impulsados por IA y encuestas de pulso anónimas para obtener una imagen completa del sentimiento de los empleados. Debemos asegurarnos de que nuestra plataforma también tenga funciones sólidas de informes y análisis para que nuestros líderes puedan desbloquear rápidamente información relevante e implementar planes de acción colaborativos con los miembros de su equipo.
Proporcionar reconocimiento y recompensas
Reconocer y recompensar a los empleados por sus esfuerzos y logros es un motivador poderoso y contribuye a la productividad sostenida. El reconocimiento de los trabajadores es en realidad el principal impulsor del compromiso. Una verdadera cultura de reconocimiento alienta a los miembros del equipo a brindar aprecio de muchas formas, desde un mensaje rápido de agradecimiento a un compañero de equipo, hasta el reconocimiento público durante una celebración de aniversario de trabajo, hasta puntos de recompensa canjeables enviados mediante una plataforma de reconocimiento de empleados compatible con dispositivos móviles.
Desarrollar un programa de reconocimiento de empleados, dedicado a reconocer y celebrar a los miembros individuales del equipo de manera que realmente les importe, es la mejor manera de impulsar la productividad con una apreciación efectiva. Potenciar el programa de nuestra empresa con una solución de recompensas y reconocimiento de empleados que se pueda usar fácilmente desde cualquier lugar, admite el reconocimiento social y basado en puntos, e incluye un catálogo de recompensas repleto de artículos y experiencias emocionantes que se adaptan a los gustos de todos los empleados.
Proporcionar la tecnología y las herramientas adecuadas
Brindarles a los empleados acceso a tecnología punta, y capacitarlos sobre cómo usarla, es una de las palancas más directas que tienen las organizaciones para mejorar la productividad. Al invertir en tecnología moderna y fácil de usar, las organizaciones permiten que su fuerza laboral trabaje de manera más eficiente y reducen el riesgo de frustración y pérdida de tiempo causado por herramientas obsoletas y poco intuitivas.
Además de las soluciones de compromiso y reconocimiento descritas anteriormente, consideremos las plataformas de gestión de proyectos y carteras para agilizar los flujos de trabajo e impulsar la alineación, el software de gestión del tiempo para aumentar la eficiencia y los sistemas de gestión del aprendizaje para ayudar a los empleados a mejorar continuamente.
Educar a los líderes para empoderar a los empleados
Nuestra fuerza laboral tendrá dificultades para maximizar su productividad si carecen de la autonomía para proceder de manera eficiente con las tareas asignadas, o si no tienen los recursos que necesitan para realizar esas tareas de manera rápida y adecuada. Es por eso por lo que cualquier organización que esté interesada en mejorar la productividad debe capacitar a los líderes sobre cómo y por qué empoderar a los empleados.
El proceso comienza brindando a los empleados las herramientas, la capacitación y los recursos que necesitan para prosperar. Pero el empoderamiento real de los trabajadores también incluye confiar en los miembros del equipo con responsabilidades adicionales, alentarlos a innovar y probar nuevos métodos.
Además, se deben usar los errores como una oportunidad para desarrollar y apoyar a los empleados en lugar de un momento para criticar. Los miembros del equipo que adopten la nueva atmósfera de empoderamiento y confianza mutua tomarán más iniciativa y contribuirán más al éxito de la organización.
Mejorar el ambiente laboral
Los entornos de trabajo físicos y psicológicos de un empleado tienen una influencia significativa en la productividad. Un espacio de trabajo cómodo y bien diseñado con mínimas distracciones puede mejorar el enfoque y la eficiencia, ya sea en la oficina, en casa o en cualquier otro lugar.
Las organizaciones con fuerzas de trabajo remotas o híbridas pueden proporcionar estipendios para mejorar una oficina en el hogar o pagar espacios de trabajo compartidos cerca de las casas de los empleados. De este modo, pueden garantizar que los miembros del equipo siempre tengan un lugar para hacer su desempeño.
Una cultura de trabajo positiva y un entorno de seguridad psicológica son componentes aún más importantes de la productividad. No se puede esperar que los empleados trabajen de manera eficiente si ven evidencia de una cultura tóxica o poco acogedora a diario. Debemos asegurarnos de que cada miembro del equipo sienta que ‘pertenece’, apoyando un lugar de trabajo verdaderamente diverso e inclusivo. Comuniquemos claramente las cualidades de la cultura ideal de nuestra organización, tanto a los líderes como al personal, mientras implementamos iniciativas para ayudar a hacer realidad esa visión.
Adoptar un enfoque de coaching para la gestión
Las prácticas eficaces de liderazgo y gestión son una parte esencial de la productividad de los empleados. Los líderes fuertes brindan una dirección clara, establecen objetivos realistas y brindan comentarios regulares mientras reciben los aportes de los empleados a su vez. Sobre todo, adoptan un enfoque de apoyo y entrenamiento para la gestión, en lugar de microgestionar o descuidar a sus empleados. Este estilo gerencial está dedicado a empoderar a los trabajadores en lugar de impedirles desarrollar todo su potencial.
Crear un programa de desarrollo de talentos
El conocimiento, las habilidades y la experiencia de los empleados impactan directamente en su productividad. Las organizaciones deben invertir en programas de capacitación y desarrollo para mejorar las capacidades de los empleados y ayudarlos a adaptarse a las nuevas tendencias. Los mejores programas de desarrollo de talentos adoptan un enfoque holístico para respaldar el crecimiento de los trabajadores, incluido el pago de la educación continua, la oferta de recursos de aprendizaje en línea adaptados a las necesidades individuales de los miembros del equipo y la provisión de oportunidades para que cada empleado avance en su carrera y asuma nuevas responsabilidades.
Apoyar el equilibrio trabajo-vida
Asignar constantemente a los empleados más tareas de las que pueden manejar, o no cumplir con los horarios de trabajo establecidos comunicándose con los empleados y asignándoles tareas cuando surge la necesidad, solo genera estrés, agotamiento y disminución de la productividad.
En cambio, los empleadores deben promover el equilibrio entre la vida laboral y personal, ofreciendo arreglos de trabajo flexibles, alentando a los empleados a tomar descansos, respetando los límites y estableciendo iniciativas de bienestar.
Cuando los empleados tienen tiempo para recargar pilas y atender sus compromisos personales, pueden mantener mejor su enfoque y niveles de energía, lo que los ayuda a sentirse altamente productivos a largo plazo.
Practicar una comunicación clara
La comunicación efectiva y transparente es la base para una productividad sostenida. Cuando los líderes explican los objetivos y las expectativas de manera coherente y comprensible, los empleados comprenden mucho mejor sus responsabilidades y están mucho mejor equipados para priorizar tareas de manera efectiva y colaborar con los demás.
Cuando los miembros del equipo en todos los niveles de una organización, comenzando con el C-suite, se esfuerzan por ser honestos y transparentes sobre asuntos grandes y pequeños, es más probable que los empleados confíen en lo que se dice y realmente den todo de sí en cualquier tarea que se les ponga por delante.
Las organizaciones también deben establecer canales para el feedback bidireccional entre los gerentes y sus subordinados directos, desde una cadencia regular de reuniones uno a uno hasta encuestas anónimas basadas en el pulso del equipo. Esto ayuda a alinear mejor las metas individuales con los objetivos de la organización, brinda a los empleados otra oportunidad de ejercer su voz y facilita a los gerentes una mayor comprensión de cómo deben ajustar su estilo de liderazgo para satisfacer las necesidades de los miembros de su equipo.
En conjunto, todas las estrategias anteriores pondrán a nuestra organización en el buen camino para establecer un alto nivel de productividad de los empleados y una experiencia de los trabajadores que haga que nuestra empresa se destaque de la competencia.